Dobro je poznato kako je tajna uspjeha, nekad bila a danas ostala, praćenje trendova. Ići u korak s tehnologijom nije samo stvar toga da smo 'update', već je primarna svrha iskoristiti inovacijska dostignuća za lakoću življenja. Globalna intencija da se građani i kompanije što više digitaliziraju i prebace na poslovne digitalne platforme danas je "must have" proces, a korištenjem takvih rješenja firme osiguravaju konkurentsku prednost radeći bolje, brže i jeftinije. Sve ove prednosti korisne su u svakodnevnom životu i običnim građanima, a mi u članku donosimo neke od dostupnih najboljih digitalnih rješenja kojima možete sebi i svojim djelatnicima osigurati povoljnije i efikasnije poslovanje.
1. Definirajte poslovne procese
Prvi i osnovni korak prema digitalizaciji je analiza postojećih procesa i definiranje novih. Važno je odrediti koji ključni procesi zahtijevaju osvježenje i koje će procese biti potrebno prebaciti u novije izvedbe. Ovdje je najčešće riječ o procesima koji se dopunjuju ili ovise jedni o drugima. Svakako sastavite njihov popis.
2. Odaberite potpisnike
Na početku ovoga koraka potrebno je dobro poznavati koji sve dokumenti ulaze, ali i izlaze iz firme, te kako njima treba rukovati. Odlučite tko će biti osoba za njihovo odobravanje, parafiranje i potpisivanje vaših poslovnih procesa.
3. Pribavite digitalne certifikate
Kako biste mogli digitalizirati svoje procese, pa tako i poslovanje, nužno je imati digitalne certifikate. Pomoću njih ćete imati pravo koristiti e-potpis, vremenski žig, kao i e-arhiv. Uz pomoć certificiranih pružatelja usluga povjerenja, poput Fine, zauvijek ćete se moći pozdraviti s papirima.
4. Omogućite sebi e-potpis
Vlastoručne potpise danas sve više mijenjaju tzv. e-potpisi. Elektronički potpis zamjena je za tradicionalno potpisivanje dokumenata i ugovora. Ovisno o vašim potrebama, možete birati između više rješenja:
- e-potpisi za manje poslovne subjekte
- napredni potpisi za IT i velike tvrtke
- e-potpisi u oblaku koji se može koristiti s bilo kojeg računala, smartphonea ili tableta
- aplikacija za izradu i provjeru e-potpisa na različitim dokumentima.
5. Vremenski žig kao 'must have'
Kako biste spriječili neželjene promjene na digitalnim dokumentima, korisno je radi sigurnosti primjenjivati i vremenski žig. On zapravo dokazuje izvorni oblik dokumenta u trenutno naznačenom žigu, jamči njegovu autentičnost, ovjerava valjanost e-potpisa te pruža dodatnu sigurnost prilikom arhiviranja podataka. Ukratko, njime svoje podatke, račune i važne dokumente ovjeravate na dulji rok, a on vam ujedno omogućava da uočite bilo kakvo naknadno mijenjanje dokumenta.
6. Spremite dokumente na sigurno
Firme danas koriste sve manje papira, a dokumenti se ispunjavaju online. Većina se papirologije šalje e-mailom te se nakon obrade sprema na računalo. U budućnosti će to biti uobičajena praksa, pa se preporučuje zaštititi račune, ugovore i druge dokumente koji se nalaze u elektroničkom obliku putem e-Arhiva.
7. Obavijestite o prebacivanju na e-potpis
Nakon što odlučite koristiti e-potpis, potrebno je informirati poslovne partnere i korisnike o slanju i primanju tako potpisane dokumentacije.
8. Provjerite valjanost tuđih potpisa
Iako uvelike olakšava poslovanje, potrebno je osigurati alate koji će provjeravati autentičnost digitalnih rješenja. Ako tvrtke s kojima surađujete također koriste elektronički potpisane dokumente, dobro je imati mogućnost provjere valjanosti njihova e-potpisa. Zbog toga se preporučuje to učini putem Fina validatora. Rješenja za validaciju provjeravaju potpis izrađen certifikatom bilo kojeg izdavatelja s Europske Trusted liste.
9. Olakšajte si život e-računom
Usluge poput e-računa neosporno spašavaju dan i poslovanje upravo zato što nemjerljivo štede vrijeme u odnosu na uobičajeni način izdavanja faktura. Zahvaljujući FINA e-računima, račune možete izdavati, primati i arhivirati online, a valjanost je jednaka papirnatim računima. Na ovaj ćete način cjelokupan proces između kupca i dobavljača prebaciti na internet, a osim što ćete uštedjeti vrijeme, toplo ćete se pozdraviti s printerom. Također, svoje e-račune možete spremati u e-Arhiv i tako ih dodatno osigurati.
10. Razvijajte mobilne aplikacije i rješenja
Digitalizaciju zaokružuju digitalni servisi koji su nužni za elektroničko poslovanje svake tvrtke. Uzimajući u obzir to da se poslovanje sve više bazira na korištenju mobilnih i online rješenja, razmišljajte unaprijed o tome što sve možete prebaciti na takav način rada.
Komunikaciju, potpise, račune, arhiviranja, ali i aplikacije, dobro je razvijati na digitalan, siguran i održiv način jer budućnost ovakvog načina rada počela je danas.