Kako biste što bolje iskoristili vrijeme te brže i lakše odradili posao, primijenite princip 80/20, tvrde poslovni treneri. Većinu rezultata određuje malen broj uzroka. Princip 80/20 ima uporište u ekonomiji, no ukratko znači da je potrebno usredotočiti se na aktivnosti koje donose najviše dobiti. 

Upitajte se kojem se klijentu trebate posebno posvetiti ovog tjedna - i dok to činite, ulažete svojih 20 posto za maksimalnu dobit. Ponedjeljak ujutro posebno je stresan jer se suočavate sa svim obvezama koje vas očekuju tog tjedna. Kako vam um ne bi bio preplavljen količinom posla i rokovima koji vas čekaju, organizirajte se i izbjegnite (ili barem umanjite) stres, poručuju psiholozi. Važno je ponedjeljak početi u najboljem izdanju, dodaju, jer čim se urede, ljudima raste samopouzdanje, zadovoljniji su sobom te su motiviranji, a kod drugih izazivaju osjećaj povjerenja. Nemojte zanemariti ni dobrobit zdravog doručka. 

A za snažniji efekt dogovorite doručak s ambicioznim kolegama. Upijte malo njihova elana te umjesto da gubite vrijeme pričajući o tome što ste radili za vikend, razgovarajte o poslovnim planovima u tjednu koji je pred vama.  Podijelite svoje ciljeve i to radite, po mogućnosti, svakog ponedjeljka. Tako ćete moći provjeriti koliko napredujete u ostvarenju ciljeva i u čemu griješite.

U srijedu i subotu s prijateljima idem u kino

Uvijek si dopustite dan ili dva tijekom radnog tjedna u kojem ćete odvojiti vrijeme za nešto što vas veseli. Kad imate nešto čemu se radujete, poput odlaska na badminton ili u kino s prijateljima, bit će vam lakše nositi se s dnevnim stresom. Nikad nije prerano ni za planiranje vikenda koji slijedi - ne dopustite da ta dva dana prođu uzalud jer se niste dovoljno rano organizirali.

Pozor! Čist stol prvi je korak za organiziranost 

Ako mislite da slika osobe koja radi za stolom pretrpanom papirima znači marljivost, varate se. Neuredan stol bacit će vas u još veću neorganiziranost, a samim time oduzeti energiju i usporiti u obavljanju tekućih poslova.

Samo realno s planovima za idućih pet dana

Odredite li da ćete sljedećeg tjedna riješiti problem svjetske gladi, istrčati maraton i udvostručiti prihode, vjerojatno ćete se u petak probuditi frustrirani. U redu je biti ambiciozan, ali odredite realne ciljeve jer će inače sve završti neuspjehom i osjećajem krivnje. Ne planirajte svaku minutu, odredite nekoliko stvari koje morate završiti. Ako to uspijete, naravno računajući na povremene krize i zastajkivanje, tjedan je bio uspješan.

Kad vam padne koncentracija, uzmite pauzu i grickajte...

Zdrave grickalice dat će vam energije kad se iscrpite i pomoći da razbistrite um, tvrde nutricionisti. Birajte voće ili orašaste plodove koji podupiru obavljanje funkcija mozga te poboljšavaju koncentraciju.

Eliminiraj i uživaj

Planiranje je najbolja metoda eliminacije stresa, zato pregledajte raspored pa zadatke podijelite od najvažnijeg prema manje važnima. Učinkovito planiranje temelji se na postavljanju prioriteta. Prvo odradite najhitnije poslove, a ostatak se vremena vodite strategijom: riješi manje probleme kako ne bi postali veliki. 

Kad su uzrujani, ljudi teže prosuđuju, a svaki se problem čini jednako važnim i hitnim pa je vrlo bitno objektivno procijeniti što je uistinu prioritet. Uz to trebate naučiti reći “ne”. Ako prihvatite svaku obvezu za koju vam pokušavaju prebaciti odgovornost, nećete ih uspjeti obaviti, a ni sebi nećete pomoći. Zbog nerazumnih očekivanja mogli biste se naći u nezavidnoj situaciji koja uzrokuje golem stres, a posao nećete odraditi kako treba. Procijenite koliko posla možete odraditi u roku koji imate i razgovarajte s nadređenim. Smireno mu i racionalno objasnite zašto je bolje da to preuzme netko drugi. Ako morate obaviti četiri stvari, a imate vremena samo za tri, neka odluči koje su najvažnije, a koja će pričekati. Nemojte se zatrpati poslom da nemate vremena za povremene pauze jer će vas one osvježiti i vratiti vam koncentraciju.   

Motivacija za dolazak do cilja - neugoda ili možda novac?

Ako imate cilj koji dugo ne uspijevate ostvariti, uključite druge ljude u njegovo ostvarivanje. Vjerojatno ćete biti motiviraniji ako naglas pred kolegama izrazite što planirate završiti do petka u podne. Otvoreno zatražite pomoć od njih. Recite im da vas povremeno upitaju radite li na ostvarenju svog cilja. Ako do kraja tjedna ne ispunite ono što ste zamislili, bit će vam pomalo neugodno pred kolegama. No ako vam neugoda nije dovoljna motivacija, uvijek možete uključiti novac kao sustav kazne. Okupite pet najbližih kolega, izložite im plan i cilj te recite: “Ako to ne završim do petka u podne, prvom od vas koji me podsjeti dat ću 200 kuna”. Kolege će zapamtiti to obećanje, a vi ćete imati dodatan motiv za ostvarenje cilja.

Distancirajte se od ljudi koji su vječno pod stresom

Ljudi imaju sklonost oponašati ono što vide - ako ste okruženi ljudima koji su pod stresom, i vi ćete postati takvi. Iako je nemoguće posve se odmaknuti od izvora stresa, ograničite kontakte s ljudima koji stres ne podnose najbolje. Izbjegavajte i teške ljude koji vam namjerno zagorčavaju atmosferu u uredu jer što im više dopuštate da utječu na vas, to ćete pod većim stresom biti.

Ne provjeravajte e-mailove u krevetu i isključite mobitel

Ne morate biti dostupni od 0 do 24. Odlučite da ćete ovog tjedna isključiti službeni mobitel nakon što izađete iz ureda i da nećete provjeravati e-mailove dok ležite. Otiđite i korak dalje - isključite i privatni mobitel, ne samo tijekom noći nego dva sata prije no što odete spavati. Posvetite vrijeme sebi. Vjerojatno će vam to biti izuzetno teško jer vam je stalno provjeravanje ekrana mobitela u očekivanju poziva ili poruke već postalo navika, no to je jedan od najlakših načina da smanjite stres, a uz to i trenirate discipliniranost. 

Rokovnik vam je najbolji prijatelj

Prije nego što krenete s poslom, pregledajte rokovnik da vidite što vam je na rasporedu za taj tjedan. Pregledajte rokove, prođite kroz sastanke koje treba odraditi, odredite večeri za odmor i zabavu. Tako ćete izbjeći neugodna iznenađenja.

Imajte sve završene zadatke crno na bijelo

Vodite datoteku završenih poslova. Na početku radnog tjedna dajte si dovoljno vremena da pregledate sve što ste uspjeli završiti prethodnog tjedna, bili to službeni e-mailovi u kojima dogovarate sastanke s klijentima ili dokumenti koji su vam potrebni za novi projekt. Datoteka će vam pomoći da nastavite upravo tamo gdje ste stali, a ne da gubite vrijeme pokušavajući pohvatati konce.