Plan za radni dan: Taktike za izbjegavanje krupnih grešaka

Ako nakon ljetnog uživanja u suncu i moru naglo uskočite u more poslovnih obveza i problema, teško ćete držati glavu iznad vode. Da biste bolje funkcionirali, s novim početkom uvedite i nove radne navike. Ujutro ste mrzovoljno ustali na lijevu nogu. U sveopćem kaosu niste stigli doručkovati. Izjurili ste iz kuće u posljednjem trenutku i potom shvatili da definitivno kasnite na posao. No zato ste, čim ste došli na posao, provjerili sve e-mailove ostavljajući važne poslove za kasnije, kad se konačno razbudite. 

Ako vaš radni dan najčešće počinje tako, počinili ste mnogo “prekršaja”. Kao prvo, zdrav doručak prije posla je obvezan jer daje fizičku snagu te nas opskrbljuje mentalnom energijom potrebnom da se ozbiljno primimo posla. Druga je krupna pogreška kašnjenje na posao, a treća provjeravanje e-mailova čim sjednete za radni stol. Koliko ćete na poslu biti produktivni, ovisi o zdravoj jutarnjoj rutini, odnosno o tome koliko ste dobro organizirani u prvim satima radnog dana, tvrde američki stručnjaci za karijeru Lynn Taylor, David Shindler, Michael Kerr, Anita Attridge, Alexandra Levit i dr. Michael Woodward. 

To znači kako na poslu definitivno vrijedi ona: “Po jutru se dan poznaje“.  - Prvi ton koji ujutro ‘odsvirate’, odredit će hoće li se vaš radni dan nastaviti u tužnom ili u vedrom ritmu. Počnete li dan na pravi način, bolje ćete kontrolirati poslove, postizat ćete bolje rezultate te ćete, dugoročno gledano, biti uspješniji u karijeri - objašnjava Lynn Taylor, stručnjakinja za karijeru.

Duboko udahnite i usredotočite se

Ako se niste “detoksicirali” od jutarnjeg stresa kod kuće i prometnoga kaosa te ste odmah zaronili u poslovni stres, mogli biste potonuti u sveopće ludilo, upozorava poslovni savjetnik Michael Kerr. 

- Kada dođete na posao, prvih nekoliko minuta odvojite za sebe, duboko dišite te kratko meditirajte i zatim postavite smjer radnog dana. Ne dopustite da vas nervozni i neorganizirani kolege ili gomila e-mailova požuruju - savjetuje organizacijski psiholog dr. Michael Woodward. 

Točni kao švicarski sat

Kašnjenje nije dobar početak dana. Osim što time ostavljate loš dojam, uništavate si i raspoloženje te raspored poslova. Na posao stoga uvijek dođite na vrijeme ili malo ranije kako biste si dali dovoljno vremena da se usredotočite na zadatke koji su pred vama.

Neraspoloženje je zarazno

Ako ste ujutro najčešće loše volje, imajte na umu da vaše neraspoloženje snažno utječe i na vaše kolege i suradnike. I samo jedno jutarnje gunđalo može zlovoljom “zaraziti” cijeli tim. Ako niste jutarnji tip, razbudite se dodatnom šalicom kave i nasmiješite se jer su upravo prvi sati na radnome mjestu barometar koji pokazuje vaš odnos prema kolegama i poslu.

Novi je dan nenapisana stranica

Možda ćete morati raspravljati o nedovršenim projektima i temama iz prošlog dana, no i unatoč tome pokušajte svaki radni dan tretirati kao nov početak. Usredotočite se na ono što se na poslu događa danas te se organizirajte se i budite spremni za nove izazove, savjetuje David Shindler.

Podsjetite se na svrhu rada

Svako se jutro ponovno podsjetite zbog čega vam je posao koji radite važan i koji su ciljevi koje želite postići. To će vam pomoći da sačuvate motivaciju te ostanete usredotočeni na prioritetna područja svog rada. Uz ciljeve i vlastite prioritete čovjek se lakše fokusira i izbjegava negativnosti.

Produktivnost se rasipa već u prvih 60 minuta 

Trudim se nikad ne provjeravati e-mailove prije 9.30 ili 10 sati jer to nikako nije dobro za produktivnost, zaključio je David Karp, osnivač mikroblog-platforme Tumblr. No velika većina zaposlenika radni dan započinje upravo provjeravanje e-mailova i surfanjem internetom zbog čega gube mnogo vremena. 

Kad zaronite u more elektroničke pošte, samo vas klik dijeli od gledanja smiješnog videa koji vam je netko poslao, a nakon toga ćete se teško zaustaviti. Čitat ćete vijesti na portalima, možda pogledati stanje dionica, provjeriti sportske rezultate i tako nesvjesno potrošiti dragocjene jutarnje sate u kojima je mozak najproduktivniji i najkreativniji te najspremniji za zahtjevne poslove koji iziskuju razmišljanje i koncentraciju. 

- U prvom satu radnog dana odredite prioritet te se fokusirajte na poslove koje tog dana obvezno morate dovršiti te odvojite one koji mogu čekati do sutra - savjetuje Anita Attridge, trenerica organizacije karijere. Važno je, posebno ako ste na voditeljskoj dužnost, da na poslu od prvog sata budete i fizički i psihički prisutni te spremni za komunikaciju sa suradnicima. Bolja povezanost radnog tima znači bolju suradnju i veću produktivnost, stoga ne zaboravite osmijeh i kontakt očima. 

Izglede da će dnevni zadatci i ciljevi biti ispunjeni povećat će razgovor o njima na jutarnjem blic-sastanku tima, bez stolaca. Okupite se te u 5 - 10 minuta “s nogu” razmijenite važne informacije i podijelite poslove.

Katkad malo razmjestite stvari

Ako ste zapeli u kolotečini, promijenite primjerice orijentaciju radnog stola i promijenit ćete perspektivu. Takve male promjene mogu obnoviti energiju te pozitivno utjecati na zaposlenike i uredsku dinamiku, tvrde stručnjaci.

Organizirajte radni prostor

Na kraju radnog dana složite sav pribor, bacite sve nepotrebne stvari, riješite se papira i obrišite pročitane e-mailove. Time ćete stvoriti uvjete za manje kaotičan sutrašnji početak.

A najteži zadatak sutra je...

Na kraju radnog dana na papir napišite koji je najteži zadatak što ga sutra morate obaviti. Ako možete, dan prije prikupite i materijale koji će vam trebati. Prvo obavite najteži posao te ćete ostatak dana raditi s manje stresa, savjetuje Brian Tracy, autor knjige o upravljanju vremenom.

Deset minuta zahvalnosti 

Svaki dan izdvojite 10 minuta i razmislite na čemu ste zahvalni u životu. Vizualizirajte ono što još niste, a želite postići te zamislite da ste to danas ostvarili, savjetuje Tony Robbins, guru samopomoći koji ističe važnost prvoga radnog sata.

Četiri formule koje će popraviti dan

Ako svaki dan živite kao da vam je posljednji, jednog ćete dana biti u pravu. Ta me se rečenica dojmila kad mi je bilo 17 godina. Od tada se svako jutro pogledam u zrcalo te se zapitam: “Ako je danas posljednji dan moga života, želim li raditi baš ovo što moram danas?” Ako je nekoliko jutara zaredom moj odgovor na to pitanje bio “ne”, znao sam kako nešto hitno moram promijeniti, otkrio je recept svog uspjeha Steve Jobs, osnivač Applea. Ako osjećaj da na poslu niste ispunjeni traje dulje, promijenite posao ili stav.

Fokusiranje je srž produktivnosti

Mozgu su potrebna dva koraka, tvrdi istraživač Justin Gardner. U prvom osjetilima prikupljamo informacije te se usredotočujemo. U tom se procesu zamagljena slika polako počinje bistriti. U drugom zumiramo zadatak te ga počinjemo konkretno raditi.

Razbijanje radnog dana na 90-minutne cikluse 

Ljudski um može biti usredotočen na posao od 90 do 120 minuta. Nakon toga mu je, prije povratka radu, potrebna stanka od 20 do 30 minuta. Kako biste bili učinkovitiji, umjesto osam radnih sati, razmislite što možete učiniti u epizodama od 90 minuta.

Stres se smanjuje ako se upravlja energijom

Prosječno trajanje radnog dana nema nužno veze s učinkovitošću te u četiri sata neki obave više od onih koji na poslu provedu deset sati. Želite li biti produktivniji, upravljajte energijom, a ne vremenom, ističe stručnjak Tony Schwartz. 

Mali raspored za brže i bolje organiziranje vremena