Uz nekoliko trikova, postanite majstor online sastanaka

Veći dio radnog vremena provodimo online, a sve su češći i online sastanci. Podaci pokazuju da je broj ljudi koji za sastanke koriste sve prednosti online komunikacije još prije nekoliko godina porastao za fantastičnih 115%. Brojka kontinuirano raste, dok je u branšama koje imaju prekooceanske klijente i kolege ta praksa odavno sasvim uobičajena. Premda na online sastanke “dolazimo” u nešto opuštenijoj odjeći i dalje trebamo paziti na dojam koji ostavljamo. Od svjetla, mikrofona, pozadinske buke, raznih vještina i pravila lijepog ponašanja – sve su to faktori koji mogu utjecati na to kako će nas kolege ili partneri doživjeti. Uz našu malu školu online sastanaka, nećete više morati brinuti o tome. Istražili smo temeljna pravila online sastanaka i kako svatko od nas može postati pravi profesionalac u njima.

1. Bilješke prije sastanka

Ne kaže se uzalud da je priprema pola posla. Imate li kakav važan sastanak, temeljito se pripremite za njega. Novija istraživanja ukazuju na podatak da mozak prosječne osobe dnevno proizvede 6000 misli, a da bismo bili sigurni da ćemo na sastanak donijeti samo one strukturirane, ključna je priprema. Dan prije sastanka, ako stignete, proučite materiju koju ćete izložiti i napravite bilješke. Prespavajte i ujutro uz kavu ih opet pročitajte. U posljednje vrijeme sve se više piše i o glazbi koja potiče produktivnost, pa istražite playliste koje vam mogu pomoći da pripremu za sastanke ne shvatite uopće kao posao. Uz nove Huawei FreeBuds Pro bežične slušalice i omiljenu glazbu, zaboravit ćete da uopće radite! Osim toga, Huawei daruje tri mjeseca Deezer Premium glazbenog servisa, tako da imate dovoljno vremena da pronađete novu omiljenu pjesmu.

2. Izaberite mjesto se kojega ćete se priključiti sastanku

Kamere se na sastancima online ne pale redovito, ali budite spremni za situaciju u kojoj vaše sudjelovanje uključuje ipak korištenje kamere. Idealno bi bilo ako se možete smjestiti negdje ispred neutralne pozadine, jer u suprotnom će vaša okolina odvlačiti pažnju s onoga što govorite. A to ne želite, zar ne? Sigurni smo da ne, posebice nakon što ste se temeljito pripremili za sastanak.

3.Provjerite kameru i zvuk

Vrijeme je vrlo ograničen resurs. U poslovnome svijetu, i posebno vrijedna valuta. Sastanci bi, u pravilu, trebali biti što produktivniji i ne bi trebali trajati predugo, barem ne dulje od onoga koliko je dovoljno da sve strane iskomuniciraju ono što žele reći. Želite li prvih 15 minuta sastanka namještati kameru i ostati upamćeni kao netko tko nije odradio pripremu na vrijeme? Većina platformi na kojima se obično održavaju online sastanci ima mogućnost da prije početka provjerite zvuk i sliku. Ako ste među onima kojima je kvaliteta zvuka iznimno važna, Huawei FreeBuds Pro bežične slušalice omogućavaju kristalno čist zvuk. Dinamičko poništavanje zvuka podržano je do 40 dB, dok silikonski nastavak u uhu prirodno uklanja neželjene zvukove. Osim što vam kvaliteta zvuka mora biti iznimna, ako vam je već kamera upaljena, provjerite dopire li do vas dovoljno svjetlosti kako vam ekran ne bi bio previše taman. 

4. Manire za vrijeme sastanka

Naravno, nemojte jesti ni piti za vrijeme službenog sastanka jer vrlo vjerojatno svi imaju slušalice na ušima pa će intenzivnije biti izloženi zvukovima koji dopiru od konzumacije hrane i pića. Nije tajna da većina zaposlenih danas multitaska, odnosno obavlja nekoliko zadataka istovremeno. No sastajete li se s nadređenima, poželjno je da za vrijeme sastanka ne gledate TV, ne tipkate na mobitel ili očito sudjelujete u nekoj drugoj aktivnosti. Budete li radili još nešto drugo uz sastanak, ostavit ćete dojam da mu niste posvećeni, ali i poremetiti koncentraciju čitave grupe. Zaprimite li poziv na koji se morate javiti, zamolite za nekoliko minuta razumijevanja, ugasite zvuk i kameru i odradite neodgodivi poziv. 

5. Dijeljenje ekrana

Držite li prezentaciju ili jedan dio izlaganja, u nekom trenutku sastanka vjerojatno ćete morati podijeliti svoj ekrane (eng. share screen). Pobrinite se da je sve što se na njemu nalazi u tom trenutku prilagođeno publici kojoj se obraćate. I dok će šaljiva fotografija u kutu ekrana možda biti simpatična nekome od kolega, ta vrsta sadržaja možda neće naići na odobravanje sviju na sastanku. Neka vam prezentacija koju izlažete bude nadohvat ruke, kako ne biste gubili vrijeme tražeći je po desktopu. Stvari na sastancima moraju biti brze i efikasne.

I u svemu tome ne zaboravite - jednom kada usvojite ova temelja pravila, svaki sljedeći online sastanak odradit ćete kao pravi profesionalac.