Da biste izgradili dobar odnos s poslovnim partnerom, ključno je da mu pokažete da ga slušate i razumijete. U tome će vam pomoći “tehnika zrcaljenja”. Jednostavno slušajte što netko govori, ponovite mu što ste čuli i pitajte jeste li dobro razumjeli. Tako će sugovornik osjetiti da ste ga čuli i razumjeli pa ćete lakše izgraditi dobar odnos. Istraživanja pokazuju da se pacijenti više otvaraju psiholozima koji koriste ovaj trik i imaju bolji odnos. 

“Zrcaljenje” možete primijeniti i na neverbalnu komunikaciju. Promatrajte ponašanje ljubavnog para - položaj jednog najčešće odgovara položaju drugog. Primjerice, ako jedan partner prebaci ruku na naslon dok pričaju, i drugi će vrlo vjerojatno učiniti isto. Takvo “zrcaljenje” reflekrira zainteresiranost i odobravanje između dvoje ljudi, pa je korisno prilagoditi se neverbalnoj komunikaciji poslovnog partnera. 

Razmislite i o kanalima komunikacije. Naime, ne voli svatko komunicirati na isti način. E-mail je u redu za neke, ali drugi bi radije razgovarali telefonski. Ako ste zvali klijenta nekoliko puta i dobili govornu poštu, a uvijek brzo odgovara na e-mail, prebacite se na e-mail. Niste li sigurni što je sugovorniku draže, pitajte ga pa ga kontaktirajte na način koji mu odgovara. Pišete li poruke, provjerite pravopis.

Foto: James Woodson

Ako niste vješti u uočavanju pogrešaka, zamolite nekog drugog da vam prekontrolira. Razmislite i o tonu poruke. Problem s e-mailom je što može biti teško odrediti ton. Možda ste nešto napisali kao šalu, a zvuči požurujuće ili ljutito te izazove neželjenu reakciju primatelja. Provjerite je li poruka jasno napisana, a ako ste ljuti, pričekajte nekoliko minuta da se ohladite prije nego što počnete pisati.

Da ne bi bilo nesporazuma, najbolje je naći se uživo. Tad razgovoru možete dodati i osobnu notu: pitajte suradnika o nečem neformalnom, kao što je nogometni turnir njegova sina. Naime, ljudi spuštaju štitove i opuste se kad govore o životu izvan posla. Pronađite slične teme za razgovor te ćete polako graditi povjerenje, no ne pretjerujte s neformalnom komunikacijom. Ostavite psovanje izvan radnog vremena i neka e-mailovi, sastanci i telefonski pozivi budu profesionalni jer bi se sugovornici mogli osjećati nelagodno.

Ako ste vi nadređeni, neka vam kritike budu konstruktivne jer vam je u cilju da zaposlenici naprave posao najbolje što mogu. Pazite da su kritike profesionalne, da nisu emotivno nabijene te da sugovornik zna što želite reći kad mu dajete povratnu informaciju o njegovom radu. Dajte pohvale za dobro odrađen posao, a kada nešto treba poboljšati, recite to na smiren i primjeren način, tako da ne obeshrabrite zaposlenika nego da ga potaknete da popravi što ne valja.

Učinkovita komunikacija vještina je koju treba vježbati, pa je nikad ne prestanite poboljšavati. Promatrajte kako drugi reagiraju na vašu komunikaciju i znat ćete što trebate poboljšati.

• Čvrst stisak zrači samopouzdanjem Pazite da ne pružite ruku bez energije - čvrst izraz odraz je srdačnosti i samopouzdanja. No ipak, ne pretjerujte s jačinom. 
• Ne križajte ruke dok razgovarate Križanje ruku ili nogu znak je zatvorenog, obrambenog stava. Želite li pokazati da ste otvoreni prema sugovorniku, raširite ruke.