Skoro svaki dan nađemo se barem jednom u istoj situaciji. U šoku gledamo na poruku u inboxu i ne shvaćamo odakle tolika agresija. Otresiti odgovori na grupnu poruku, deranje u porukama ili potpuno ravnodušni odgovori svima su dobro poznate iskre raznih uredskih drama koje na kraju krajeva usporavaju i posao koji se treba obaviti. Međutim, često nismo ni svjesni da smo i mi izvor takvih agresivnih poruka, a Business Insider istaknuo je pet načina ponašanja u porukama koje bi valjalo izbjegavati.
1. Odgovaranje svima u nizu
CC na CC i lanac poruka među deset ljudi može biti prilično naporan, osobito ako se većina rasprave ne tiče ostalih ljudi. Na taj način možete ostaviti dojam da želite isticati svoju važnost ili postignuća, ili da želite bespotrebno produžiti raspravu koja se mogla nastaviti osobno ili u drugoj poruci. Osim toga, djelujete kao da vam nije stalo do vremena drugih kolega.
2. Oprosti na smetnji, ali
Ok, kad ste to već napisali, u startu 'smetate' kolegama tako da kod sljedećeg maila zaboravite na ovo. Ako se poruka tiče posla koji je inače dio onoga što kolega radi, očito mu ne smetate. U isto vrijeme umanjujete i vlastiti autoritet.
3. CC-anje šefa
Možda mislite da mailovi između vas i kolege sa šefom u cc polju izgledaju transparentnije, nije tako. Ovo se može protumačiti agresivnim potezom, a i djelujete kao da ste željni tužakanja.
4. Je li baš sve 'Hitno'?
Uh, sjetite se samo gomile mailova koji su vam stigli s naslovom Hitno. Kao da negdje gori požar, a kad bi pročitali poruku, ispao bi mail kao i svaki drugi. Nikako ne šaljite da je nešto hitno, kad nije. Kolegama nabijate paniku i stres, a pretjerate li hitnim porukama, nakon nekog vremena baš ništa vašeg neće djelovati važno. Hitno neka bude hitno.
5. VRIŠTANJE u porukama
Pravila ponašanja na internetu većini su dobro poznata i velika slova znače da se derete na nekog i onda je samo jedan način za shvatiti tu poruku. Koristite pravila ponašanja na internetu, ali i budite gramatički točni i koristite točku, zarez i ostale znakove. Vaši službeni mailovi nisu chatovi s prijateljima.