Prosječni zaposlenik pošalje oko 10.000 e-mail poruka na godinu. No ako tim komunikacijskim alatom ne rukujemo pravilno, može ugroziti naše i zdravlje naših kolega, kaže psihologinja dr. Emma Russell iz britanske poslovne škole Kingston. 

Kako biste bolje rabili e-mail, psiholozi su napravili popis najčešćih pogrešaka u razmjeni e-pošte koje, ako ih ne iskorijenimo na vrijeme, mogu uzrokovati nervozu, stres i rastrojenost, ali i “krive spojeve” između pošiljatelja i primatelja e-maila. Na popisu iritirajućih pogrešaka, koje su psiholozi nazvali “sedam smrtnih e-mail grijeha”, beskonačno su ping-pong dopisivanje, slanje i provjeravanje poslovnih e-mailova izvan radnog vremena, provjeravanje inboxa i odgovaranje na e-mailove kada ste u društvu ili na sastanku, traženje potvrde o primitku za svaki poslani e-mail, programirani automatski odgovor, brzinsko odgovaranje na e-mailove, ali i njihovo ignoriranje. 

Jako griješite ako, nakon što primite grupnu poruku, kliknete na “odgovori svima”. Bilo da je riječ o odgovoru na pitanje koje je poslano čitavom timu ili o šali, grupne ping-pong poruke koje zatrpavaju inbox jedan su od najvećih uzročnika stresa na poslu, pokazala je studija. Provjeravate li inbox te odgovarate na poruke kada ste u društvu kolega, to nije ništa manje nekulturno od preglasnog pričanja na mobitel. Ništa bolje nije niti provjeravanje e-mailova izvan radnog vremena jer, iako se može doimati kao predanost poslu, često upućuje na to da se ne možete isključiti niti uspostaviti ravnotežu između privatnog i poslovnog života. 

Taj je e-mail grijeh štetan i za suradnike i kolege jer osjećaju veliki pritisak da moraju stalno biti dostupni kako bi odgovorili na vašu elektroničku poštu. 

Kako pravilno odgovoriti na mail

Instant-odgovaranjem na e-mail možete ostaviti dojam dobro informirane osobe, ali i zbuniti pošiljatelja. Promišljen i dobro sročen odgovor bolji je od brzinskog, kojim dajete tražene informacije, ali “pogrešnim tonom”.

Ako od primatelja e-maila svaki put tražite slanje potvrde o primitku, to je vrlo stresno jer je pritom pod pritiskom da odmah mora “krenuti u akciju”.

Zaposlenici opsjednuti e-mailovima nisu svjesni da je to uzrok njihove rastresenosti te da štete svom i mentalnom zdravlju kolega, piše u izvještaju britanskog udruženja psihologa.

7 najvećih e-mail grijeha

• 1. Ping-pong - neprestana razmjena e-mailova po principu “ja tebi, ti meni”
• 2. Mejlanje izvan radnog vremena
• 3. Slanje e-maila dok ste u nečijem društvu
• 4. Potpuno ignoriranje e-mailova
• 5. Traženje potvrda o primitku i čitanju e-maila
• 6. Odgovaranje čim vidite obavijest o emailu
• 7. Automatski odgovori i pravila