9 pravila: Odgovarajte na svoje mailove kao direktori Googlea

Iako nam e-mail nevjerojatno olakšava komunikaciju, često se nađemo u situaciji da se izgubimo u količini mailova koje dobivamo, ne znamo čemu se prvom posvetiti, teško pronalazimo ili zaboravljamo na stare mailove, 

Ovih devet savjeta za lakše i učinkovitije korištenje e-maila dolazi izravno od Googleovih velikih umova - izvršnog predsjednika i bivšeg glavnog direktora Erica Schmidta te bivšeg starijeg dopredsjednika Googleovih proizvoda Jonathana Rosenberga koji su u knjizi ‘How Google Works’ podijelili puno korisnih savjeta za lakše poslovanje u digitalnom dobu.

1. Odgovori čim prije

Čak i ako nemaš vremena posvetiti se mailu, odgovori barem ‘Pročitao, javit ću se kasnije’. Zanimljivo je da su najzaposleniji ljudi na svijetu poznati po tome da uvijek i brzo odgovaraju na mailove.

2. Pazi na svaku riječ

Svaka riječ je važna, ne trati tuđe vrijeme! Izražavaj se jasno i precizno. 

3. Čisti sandučić redovito

Vrijeme koje gubiš gledajući u primljene mailove i pokušavajući odlučiti na koji ćeš odgovoriti (odgovori odmah, vidi pravilo broj jedan!), a na koji ne je izgubljeno vrijeme. Riješene stvari ili one kojima se ni ne misliš posvetiti odmah obriši.

4. Usvoji LIFO princip

Najbolji način rješavanja mailova je princip LIFO - Last In First Out, odnosno prvo se riješi onog što je najnovije, a kasnije se baci na starije mailove.

Fotolia

5. Budi posrednik

Poruke koje tebi nisu važne, ali bi možda bile drugima - proslijedi.

6.Budi transparentan

Svaki put kad poželiž koristiti opciju Bcc (blind copy), pitaj se zašto. Ako nešto skrivaš ili nemoj dodati osobu u prepisku ili je stavi u ‘cc’ da svi znaju da i ona sudjeluje.

7. Ne viči!

Ako želiš na nekoga vikati, obrati mu se osobno ili ga nazovi. U pisanoj konverzaciji prelako se prepustiti bijesu, a to će i dalje čitati osoba od krvi i mesa.

fotolia

9. Misli na budućnost!

Sad možda znaš gdje se točno sve nalazi u tvom sandučiću, ali hoćeš li se snaći i za koju godinu? Organiziraj mailove logično, tako da i u budućnosti lako možeš pronaći što trebaš.