Razvrstavanje dokumenata prema važnosti omogućit će ljudima brže pronalaženje potrebnih papira u hitnim situacijama. Primjerice, u “akcijski” fascikl svrstavaju se papiri ili dokumenti koji zahtijevaju brz odgovor ili se moraju što prije ispuniti, računi koji se trebaju platiti te papiri koji se odnose na različite aktivnosti. Za to se može upotrijebiti plastični fascikl s odjeljcima te se na nju mogu staviti naljepnice označavajući što je za plaćanje ili ispunjavanje, a i svaki član može imati svoj odjeljak. Osnovne dokumente, poput podataka o zdravstvenom osiguranju i kreditnim karticama, bankovnih izvadaka te raznih potvrda, najbolje je čuvati u ormariću, ladici ili posebnom fasciklu. Taj fascikl također se može koristiti za rutinske aktivnosti poput plaćanja računa ili porezne prijave. Također, dokumenti koji zahtijevaju dugoročno pohranjivanje razvrstavaju se u poseban, “klasični” fascikl. U njega se pohranjuju kopije o povratu poreza, osiguravajuće police, vlasnički papiri, zdravstveni podaci i kopije pravnih dokumenata. Poželjno ih je čuvati u ormarićima ili posebnim kutijama kako bi se dugoročno zaštitili. No da bi se izbjegao nered, najbolje je svaki dan razvrstavati pristigle papire u odgovarajuće fascikle.
PUTOVNICA PRI RUCI
Važne dokumente, poput putovnice, rodnog ili vjenčanog lista, domovnice i sličnih, čuvajte na jednome mjestu kako biste ih uvijek lako pronašli u hitnim slučajevima.
TELEFONSKI BROJEVI I RASPOREDI
Uštedite vrijeme čuvajući kalendare, rasporede, popise telefonskih brojeva ili menije za dostavu hrane. Rasporedite ih u fascikle s odjeljcima ili različite uveze.
RAZGLEDNICE I PISMA
Jedanput na godinu kupite set razglednica i papira za pisanje. Držite ih s markama i olovkama kako biste ih uvijek imali pri ruci kada vam zatrebaju, a i pristigle razglednice držite u posebnim fasciklima.
DJEČJI CRTEŽI
Gomile dječjih crteža mogu se razvrstavati svaki dan i pohraniti u “akcijski” fascikl pod nazivom “umjetnička djela”, a na kraju godine staviti u veliku omotnicu te se pohraniti u fascikl s dugoročnom pohranom.
NOVINE I ČASOPISI
Umjesto da gomilate časopise i “uredno” slažete novine na stoliće, stavljajte ih u posebne košare ili na stalke jer se tako nered lakše kontrolira.
SVAKODNEVNA POŠTA
Razvrstavajte poštu svaki dan te odmah bacite nepotrebne kataloge i oglase kako biste izbjegli gomilanje, a ostalo rasporedite u odgovarajuće fascikle.