Digitalizacija dokumenata: Evo kako se uspješno riješiti puste papirologije i starih registratora

U svijetu u kojem su promjene dio svakodnevice ubrzano se mijenjaju i naše potrebe. To posebno osjete nove tvrtke, koje sad imaju priliku funkcionirati znatno brže i učinkovitije, i to zahvaljujući digitalnim mogućnostima, programima i aplikacijama.

Osim toga, globalna intencija da se građani i kompanije što više digitaliziraju i prebace na poslovne digitalne platforme danas je "must have" proces, a korištenjem takvih rješenja firme osiguravaju konkurentsku prednost radeći bolje, brže i jeftinije. Digitalni alati osmišljeni su upravo kako bi olakšali poslovanje, no za svaku je promjenu potrebno vrijeme prilagodbe, ali i edukacija.

Prošlo je vrijeme čekanja u redovima

Hrvatska danas napreduje u digitalizaciji svojih usluga, što dokazuje to da sad gotovo sve zahtjeve koje imamo prema javnim tijelima rješavamo putem e-Građana, umjesto odlaskom u općinu, na sud ili u matični ured. Papiri postupno postaju digitalni, online, i pristupamo im sa svojih računala, što se donedavno činilo nemogućim. Mnoge firme trebaju razmišljati o načinu čuvanja dokumenata. Da biste ih digitalizirali, bilo da ste privatna ili pravna osoba, imate obrt ili tek pokrećete neki oblik poslovanja, na raspolaganju vam je nekoliko opcija.

Digitalizacija dokumentacije dostupnija je više no ikad prije, a ako ste godinama čuvali svoje vrijedne papire i dokumente u registratorima te tu praksu želite promijeniti, u Fini možete naručiti uslugu skeniranja, tj. digitalizacije, velike količine dokumenata. Djelatnici Fine dolaze po vaše dokumente, skeniraju ih i indeksiraju (ako je to želja klijenta), a po potrebi ih možete i arhivirati. 

Online arhiviranje i za građane

Digitalizacijom svojih usluga Fina je uvelike olakšala poslovanje mnogim tvrtkama u Hrvatskoj. Svi se dokumenti mogu čuvati, odnosno pohraniti u izvornom obliku, pa tako i elektronički. Digitaliziranoj dokumentaciji možete pristupiti putem Web arhiva, tj. putem interneta, Prijenosnog arhiva (na disku, CD-u ili DVD-u) ili putem cjelokupnog rješenja e-Arhiv. Fina e-Arhiv servis je koji omogućava arhiviranje svih oblika digitalnih i naknadno digitaliziranih poslovnih dokumenata.

Dokumenti se mogu klasificirati te se opisnim podacima i hijerarhijskom strukturom može upravljati, odnosno mogu se složiti prema prioritetima. Ovaj je servis namijenjen poslovnim subjektima koji su prešli na digitalno poslovanje, onima koji tek prelaze, ali i svima onima koji imaju potrebu čuvanja dokumentarnog i arhivskoga gradiva. Građani koji žele sačuvati osobnu dokumentaciju također mogu koristiti e-Arhiv.

Sigurno čuvanje dokumentacije

Dokumenti u e-Arhivu dodatno se osiguravaju e-Potpisom i vremenskim žigom. Pomoću e-Potpisa dokazuju se identitet potpisnika i integritet potpisanog dokumenta, a vremenskim žigom ostvaruje se potvrda neovisnog vremena nastalog dokumenta, kao i njegova dugoročna nepromjenjivost. Ako se odlučite za digitalizaciju dokumenata, FINA Validator još je jedna usluga koja može biti korisna. Ovaj servis provjerava elektronički potpis i/ili pečat vaših suradnika te sprečava potencijalne neugodnosti.

Namijenjen je svima koji primaju elektronički potpisanu i/ili ovjerenu dokumentaciju te svima koji žele provjeriti valjanost svojih ili primljenih dokumenata. Tako se, uz skeniranje i arhiviranje, proces digitalizacije zaokružuje provjerom valjanosti dokumenata, zbog čega možete biti sigurni da su vaši dokumenti na pravome mjestu. Dodatna vrijednost svega ovoga je u tome što ste istodobno unaprijedili svoje poslovanje i učinili ga efikasnijim.