Dobro upravljanje čini ured efikasnim

Organizacija rada jedan je od najtežih poslova unutar tvrtke, koji nije pametno zapostaviti jer postavlja temelje za rast i širenje poslovanja. Konkretno, ovdje govorimo o uspostavljanju procedura i pravila tako da svaki zaposlenik točno zna za što je odgovoran, kome se u kojim situacijama treba obratiti, kako se komunicira unutar tvrtke itd.

U većim tvrtkama za to su zaduženi upravitelji ureda (office manageri) i projektni menadžeri(project manageri), dok u malim i novim  tvrtkama taj posao dopadne direktore i/ili poslovne tajnice. Nije ovdje riječ samo o ovlastima i zaduženjima, važni su svi alati kojima se zaposlenici koriste, kako je uređen ured, kako je organizirana međusobna komunikacija itd. Da biste izbjegli kaos u vrijeme najveće gužve ili odlaska nekog zaposlenika, potrebno je potruditi se oko tih stvari, pa neće doći do kaosa i raspada sustava. Stoga evo nekoliko savjeta za vlasnike malih tvrtki koji su se, zapošljavajući nove ljude ili šireći poslovanje, našli pred ovim izazovom.

Uspostavite procese: Odredite način postupanja u određenim situacijama, primjerice da se svaki dokument koji dođe u tvrtku mora odmah obraditi, bilo proslijediti ili arhivirati. Isto tako, elektronička pošta trebala bi se razvrstati za kasniju akciju, a na ono što je označeno kao hitno odmah reagirati. Kad dođe do kvara nekog dijela opreme, primjerice računala, svi trebaju znati koga valja kontaktirati. Dakle, nije učinkovito za poslovanje da zaposlenik sam krene rješavati problem jer će mu trebati više (radnog) vremena od onog tko je za to zadužen i zanemarit će svoj posao.

Jasno definirajte zadatke i odgovornosti: Izrazito je važno da svaki zaposlenik zna za što je odgovoran i tko je od kolega za što odgovoran. Zamislite samo koji bi kaos nastao kad bi svaki zaposlenik sam za sebe i kad poželi naručivao, primjerice, papir za printanje. Neka samo jedna osoba bude zadužena za nabavu potrošnog materijala za ured i samo jedna za, primjerice, održavanja računala. I neka svi zaposlenici znaju kome se za te dvije stvari mogu obratiti. Čak i male tvrtke koje koriste prednosti računarstva u oblaku trebat će jednu osobu za administraciju.

Vodite evidenciju i stalno je ažurirajte: Nemojte se oslanjati na svoje i pamćenje svojih zaposlenika, nego dokumentirajte sve što radite. Da, bit će zamorno i zahtijevati dosta strpljenja, ali će vam kasnije biti od neprocjenjive važnosti . Primjerice, svakog novog klijenta zabilježite među kontakte i kasnije dopunite podacima što ste za njega radili. Kao mlada tvrtka vjerojatno nećete imati neki robustan CRM sustav, ali vam to ni ne treba – obična Excel tablica za početak će dosta dobro poslužiti.

Odredite termin za određene poslove: Rezervirajte, primjerice, jedno popodne u radnom tjednu za zamorne poslove kao što je vođenje knjigovodstva ili odgovaranje na manje važnu e-poštu. Svi lako odgađamo zamorne poslove, a ovakvo postavljanje satnice pomaže nam disciplinirati se.

Podijelite zadatke s drugima: Delegiranje i outsourcing sasvim su legitimne tehnike poslovanja i kad su u pitanju male tvrtke jer kao voditelj ne možete kvalitetno operativno pokriti sve aspekte svoga poslovanja. Odrađujte ono u čemu ste dobri i što se od vas kao direktora očekuje (kao što je strateško planiranje), a vanjskim profesionalcima i svojim zaposlenicima dajte da odrade posao za koji nemate vremena ili dovoljno znanja.

Ne prestanite planirati: Nemojte samo raditi i reagirati (na tržišne trendove, ponašanje konkurencije itd.), nego stalno planirajte, razvijajte svoju viziju. Možete i svoje zaposlenike u to uključiti. Vaša tvrtka ne može rasti ako stalno ne postavljate nove ciljeve. Također, samo uz jasno definirane ciljeve moći ćete procijeniti svoj poslovni uspjeh.