Kako potencijalne klijente držati "zagrijanima"?

Svaki kandidat projekta Poslovanje na kvadrat ima za sebe specifične izazove, no uz sve to nisu ih zaobišle ni standardne boljke koje možemo naći kod velike većine poduzetnika. Jedna od tih boljki, a posebno je iskočila kod “SF klima, grijanje” jest pravovremeno reagiranje na upite za ponudom. Nekome tko “gleda sa strane” gotovo je nezamislivo da u ova vremena recesije i svakakvih čuda koja nam se dešavaju, tvrtke na upit potencijalnih klijenata ne odgovaraju porukom ili još bolje ponudom - posebno u momentu kada ih se to traži.

Ima mnogo razloga zbog čega je to tako, no za svaki od njih može se naći rješenje. Čest razlog zbog čega tvrtke ne šalju ponudu, prijedlog rješenja ili barem povratnu informaciju da su otvoreni za suradnju je što ne mogu pružiti uslugu koja se traži od njih. Logično, rekli bi mnogi. No, jeste li razmišljali da možda tu ima nečeg više?

U prvom redu treba provjeriti zbog čega je uopće došao takav upit do nas. Da li to znači da je osoba “fulala celi fudbal” i nije shvatila što zapravo mi radimo / pružamo ili je osoba (potencijalni) klijent ipak prepoznala da bismo mi mogli biti adekvatan davatelj usluge? Ako je ovaj drugi slučaj u igri, tada ili prema tržištu komuniciramo krive informacije i dovodimo potencijalne klijente u zabludu (stvaramo si nepotreban šum) ili potencijalni vide nešto što mi ne vidimo.

Faktor kašnjenja

Što god da je razlog, ispravite ga. Drugi čest razlog zbog kojeg ne šaljemo ponude prema dobivenim upitima ili ih šaljemo jako kasno jest nedostatak vremena i/ili povjerenja za napraviti taj posao. Tako zbog velike involviranosti u druge aktivnosti ne stignemo napisati ponudu, nemamo povjerenja u drugu osobu koja bi napisala ponudu ili ono “najgore”, imamo strah da bismo mogli dobiti posao. No, u praksi se često pokazuje kako je famozno vrijeme faktor zbog čega “ponuda samo što nije stigla”. Kod “SF klima, grijanje” je iskočio baš taj problem sa slanjem ponuda. Vrijeme je faktor kašnjenja te smo priskočili malom triku kako da ga riješimo.

U prvom redu trebalo je osvijestiti kako su potencijalni klijenti kada traže ponudu jednim dijelom donijeli odluku za kupnju / suradnju. Uložili su neku vrstu truda (napisali email / popunili upitnik) i otvoreniji su za komunikaciju naspram potencijalnih klijenata kojima nudimo “na hladno”. Procijenili smo da njihovo “vrijeme zagrijanosti” traje kratko (cca. 2 dana) te u tom vremenskom rasponu trebamo reagirati. Nakon tog vremena počinju se “hladiti”, tražiti neka alternativna rješenja, pa čak i intenzivnije razmatrati ponudu konkurencije.

Zbog poslovnih procesa direktor tvrtke nekada ne može ispoštovati zacrtani rok (treba vremena radi kalkulacije, terenski rad, nedostupnost računala…) pa smo upogonili tehnologiju koja će nam “kupiti nešto vremena” i pokazati profesionalnost u poslovanju. Naime, upiti nam dolaze putem emaila i web stranice. Podatke koje potencijalni klijent upisuje dolaze u email sandučić i prema njima se stvara okvirna ponuda.

Autoresponder

No, kako nismo sigurni za rokove kada ćemo ponudu poslati te da ih zadržimo “zagrijane” odlučili smo se aktivirati autoresponder. Autoresponder je funkcionalnost email poslužitelja koji na primljenu poruku isti tren odgovara automatskom, unaprijed definiranom, porukom.

U našem slučaju, poruka autorespondera glasi:

Poštovani,

primili smo Vaš zahtjev / upit za solarne sustave. Ponudu tj. više informacija šaljemo Vam u najkraćem roku.

U slučaju da ne dobijete poruku od nas u naredna 2 dana, molimo Vas da nas nazovete na xxxxxxxxx.

Hvala,

XXXXXXX ZZZZZZ

p.s. Za bržu komunikaciju uvijek nas možete nazvati na xxxxxxxxxxx.

Što smo ovime dobili?